Ik wil een uitgebreid belplan instellen

Stel, de organisatie is van 9:00 tot 18:00 uur geopend. Als iemand belt, krijgt diegene eerst een keuzemenu te horen.

Optie 1: is de sales afdeling en moet overgaan op account 201. Als het gesprek niet wordt beantwoord dan moeten alle telefoons van sales afdeling overgaan. Neemt er dan nog niemand op, dan moet het telefoontje doorgeschakeld worden naar jouw mobiele nummer. Als er dan nog niet wordt opgenomen, moet de beller een gepersonaliseerde voicemail te horen krijgen.

Optie 2: is afdeling administratie en moet overgaan op account 202. Bij het niet opnemen moet de beller direct de voicemail te horen krijgen.

Tussen de middag van 12:00 tot 13:00 uur heb je lunchpauze en wil je een melding instellen dat je lunchpauze hebt, maar bij spoed wel bereikbaar bent. De beller kan dan 1 intoetsen en wordt hij of zij doorgeschakeld naar een belgroep. Alle telefoons die behoren bij die belgroep moeten dan overgaan.

Buiten openingstijden, moet de voicemail ingeschakeld staan en moet er een bestandje naar de e-mail gestuurd worden.

Een belplan stel je stap voor stap in.

Stap 1 Als je meerdere telefoonnummers hebt, dien je altijd eerst een variabele callernaam aan te maken. Dit is de naam die je in het scherm ziet als er iemand belt, zodat je weet naar welk nummer de klant belt. Dat doe je door:

In het eerste menu in de grijze balk selecteer je ‘Variabele callernaam’. Je laat ‘zet ervoor’ ongewijzigd en je typt de naam in het tekstvak welke je in het display van je telefoon wilt zien.

Stap 2 De volgende stap is het aanmaken en invoegen van openingstijden. Deze openingstijden maak je aan in het tabblad beheer: Dashboard onder ‘openingstijden’. 

Vervolgens voeg je de aangemaakte openingstijden toe in je belplan:

Voeg een nieuwe stap in het belplan toe door op het plusje achter balkje één te klikken. Klik dan op ‘tijdsgroep’ onder ‘openingstijden’. Voeg in het tweede balkje de tijdsgroep toe die je zojuist hebt aangemaakt.

Je ziet dat het menu nu verder uitrolt. In de substappen geef je aan wat er moet gebeuren als de beller binnen de openingstijden belt en wat er moet gebeuren als dat niet het geval is. Eerst doorlopen we het scenario dat de beller binnen openingstijden belt. Dat voeg je in onder ‘voldoet aan’ (stap 2.1.).

Je wilt dat de klant eerst een keuzemenu te horen krijgt. Dit keuzemenu moet ingesproken worden en daarna aangemaakt worden onder ‘keuzemenu’ onder het tabblad beheer. Bij stap 2.1.1. voeg je vervolgens het aangemaakte keuzemenu in door in de eerste balk ‘keuzemenu’ aan te klikken en in de tweede balk het juiste – door jou ingesproken – keuzemenu te kiezen. Ook geef je hier het aantal opties aan die de klant krijgt. In bovenstaande case zijn dat er twee: één voor de afdeling sales en één voor de afdeling administratie. Vervolgens ga je invullen wat er moet gebeuren als de beller één van de opties kiest. Optie 1 is stap 2.1.1.1. → Dat is de afdeling sales, waar de telefoon eerst op het VoIP account moet overgaan. Dat stel je in door als eindbestemming VoIP account in te vullen in de eerste balk achter 2.1.1.1.1. In de tweede balk vul je in naar welk VoIP account het telefoontje moet worden doorgeschakeld en in de derde balk vul je het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan. → Als er na 15 seconden (bijvoorbeeld) niet wordt opgenomen, moet de telefoon doorgeschakeld worden naar de belgroep. Dat doe je in stap 2.1.1.1.2. Vul hier onder eindbestemming ‘belgroep’ in, in de tweede balk vul je in naar welke belgroep het telefoontje doorgeschakeld moet worden en hoeveel seconden de telefoon in de belgroep moet overgaan. → Als de telefoon vervolgens, bij niet opnemen door de belgroep, over moet gaan op een gepersonaliseerde (zelf ingesproken) voicemail, voeg je bij 2.1.1.1.3. eerst de melding voor die voicemail toe. Let op: dit is alleen nog het bericht voorafgaand aan de voicemail. De voicemail zelf voeg je toe in de volgende stap. Dat doe je door in de eerste balk ‘melding’ aan te klikken onder ‘keuzemenu’. In de tweede balk kies je de melding die de beller moet horen als hij of zij doorgeschakeld wordt naar de voicemail. → Vervolgens voeg je de voicemail toe bij 2.1.1.1.4. Kies in de eerste balk als eindbestemming voicemail en in de tweede balk voeg je het account met e-mailadres toe, waar de voicemail naartoe moet worden gemaild. Let op: als je de voicemail niet toevoegt, krijgt de beller een lange stilte te horen en kan hij of zij niets inspreken. En dat is natuurlijk niet wat je wilt!

Terug naar stap 2.1.1., het keuzemenu. Het kan natuurlijk zijn dat de beller wil worden doorgeschakeld naar de afdeling administratie. Dat is optie 2 van het keuzemenu, stap 2.1.1.2.

→ Als de beller kiest voor optie 2, afdeling administratie, moet de telefoon eerst overgaan op het VoIP account. Dat stel je in, door als eindbestemming VoIP account in te vullen in de eerste balk achter 2.1.1.2.1. In de tweede balk vul je in naar welk VoIP account het telefoontje moet worden doorgeschakeld (die van de afdeling administratie) en in de derde balk vul je het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan. → In dit geval moet de telefoon direct doorgeschakeld worden naar de voicemail. Als daar een persoonlijke boodschap aan vooraf moet gaan, stel je dat net zo in als bij 2.1.1.1.3. Vervolgens voeg je de voicemail toe bij 2.1.1.2.4. Kies in de eerste balk als eindbestemming voicemail en in de tweede balk voeg je het account met e-mailadres toe waar de voicemail naartoe moet worden gemaild.

Het kan zijn dat de beller geen keuze maakt in het keuzemenu. Het kiezen is dan ‘mislukt’ (stap 2.1.1.3.1.). In dat geval kan je ervoor kiezen dat het stil blijft aan de lijn. Je kan er ook voor kiezen om opnieuw het keuzemenu af te laten spelen. Je ‘springt’ dan terug naar het keuzemenu, door middel van een zogenaamde ‘jump’. Je voegt deze jump toe in de eerste balk van 2.1.1.3.1. In de tweede balk voeg je toe waar naar terug gesprongen moet worden. In dit geval naar het keuzemenu, stap 2.1.1.

Stap 2.2 Het kan ook zo zijn dat de beller tijdens de lunch van 12:00 tot 13:00 uur belt. In dat geval voldoet de beller niet aan de eerste tijdsgroep die door jou is gespecificeerd. De centrale moet dan kijken of het tijdstip overeenkomt met één van de andere tijdsgroepen, in dit geval de lunchtijd. De tijdsgroep lunch moet dan worden ingevoerd bij stap 2.2.1.: dit is immers de volgende stap waar de centrale naar moet kijken. Als de beller tijdens de lunch belt, moet hij of zij een keuzemenu krijgen met 1 optie: in te toetsen bij spoed:

Voeg bij stap 2.2.1.1.1. het keuzemenu toe dat van toepassing is op de lunch. Dit keuzemenu dien je eerst in te spreken en toe te voegen in de module keuzemenu, op dezelfde manier als bij stap 2.1.1. Vervolgens voeg je het aantal opties toe. In dit geval is dat 1 optie, namelijk dat de telefoon wordt doorgeschakeld naar de belgroep (stap 2.2.1.1.1.1.1) Als er dan niemand opneemt, kun je bij de volgende stap bijvoorbeeld de voicemail inschakelen.

Stap 3 Wat nu als de beller belt buiten openingstijden, rond een uur of 19:00 uur. In dat geval ‘voldoet’ de beller niet aan de tijdsgroep openingstijden van 9:00 tot 18:00 en niet aan de tijdsgroep lunch van 12:00 tot 13:00. De centrale moet nu de opdracht krijgen om de beller door te schakelen naar de voicemail:

Voeg de laatste stap toe, door onder ‘voldoet niet aan’ de voicemail toe te voegen en het bijbehorende e-mailadres waar ingesproken voicemails naartoe gestuurd moeten worden.