Hoe stel je een belplan in?

Wat kan ik precies met het belplan?

Met een belplan beheer je de workflow van binnenkomende gesprekken. Je geeft dus aan welke stappen een inkomend gesprek moet doorgaan. Zo stel je in of het gesprek moet worden opgenomen of bij welke collega’s het gesprek als eerste binnenkomt.

Velden

Je geeft eerst het nummer op waarvoor je een belplan wilt aanmaken. Bovenaan staan de suggesties waaruit je een keuze kunt maken. Dit doe je in het format Landcode, Regio (zonder voorloop 0) en Nummer. Het Nederlandse nummer wordt dus +3185.

Bij het toevoegen dien je eerst het nummer op te geven en kun je daarna het belplan aanmaken in stap 2. Hierbij selecteer je eerst het Type waarnaar je wilt doorschakelen (bijvoorbeeld Vaste eindbestemming / Gebruiker / Belgroep etc).

Vervolgens kun je per stap aangeven wat er moet gebeuren. De rinkeltijd geeft aan hoelang (in seconden) er gepoogd wordt te bellen op een stap.

Met de pijltjes kun je een stap naar boven of naar beneden schuiven. Met de + en – kun je stappen toevoegen en verwijderen.

Belplansjablonen / extensies aanmaken

Wat zijn belplanextensies?

Belplanextensies zijn belplannen zonder dat deze al aan een telefoonnummer gekoppeld zijn. Dit is zeer handig wanneer je meerdere of langere belplannen moet maken in het geval van uitgebreide belplannen. Daarnaast kun je eenvoudig switchen tussen verschillende belplannen. Het verdere systeem is geheel gelijk aan het maken van een Belplan.
Let op: Wanneer een telefoonnummer in een belplan naar een extensie wordt gerouteerd worden de gespreksstatistieken hiervan niet bijgehouden, maar deze worden eruit gefilterd. Dit kan een vertekend beeld geven in je rapportage.

Velden

In het eerste veld vul je een driecijferig nummer in. Let erop dat dit nummer niet gelijk is aan de nummerreeks van een andere categorie. Kies er bijvoorbeeld voor om alle belplanextensies cijfers in de 800-reeks te geven.

Bij beschrijving kun je bijvoorbeeld aangeven: Standaard belplan, of klantenservice.

Bij ‘Kopieer belplan van’ kun je ervoor kiezen om meteen een belplan over te nemen van een reeds bestaand belplan dat gekoppeld is aan een nummer.

Gebruiken

Gebruik het aangemaakte Belplanextensie door naar Belplan te gaan in het dashboard en daar in een stap te kiezen voor het aangemaakte Belplanextensie.

Bijzondere werking

Fases

Bijzonder aan het toevoegen van een Belplan is dat dit in fases gebeurt. Bij stap 1 selecteer je het nummer, bij stap 2 geef je aan hoe de route van een inkomend gesprek zal verlopen.

Wildcards

Je kunt wildcards gebruiken. Dit gebruik je als je bijvoorbeeld voor 10 nummers hetzelfde belplan wilt aanmaken. De wildcard is een x. Voorbeeld: 050-123456x zorgt ervoor dat het nummerblok 050-1234560 t/m 050-1234569 hetzelfde belplan heeft.

Mocht je een uitzondering willen maken, dan kun je deze gewoon los toevoegen. Individuele belplannen van nummers overschrijven grotere belplannen. Het kleinste blok (wat dus ook 1 kan zijn) is altijd leidend voor het belplan.

Tips

Beltijd

De maximale wachttijd voordat een beller de verbinding verbreekt is over het algemeen minder dan 30 seconden. Houd hier rekening mee bij het opzetten van het belplan. Zorg ervoor dat deze uit maximaal 3 stappen bestaat.

Feestdagen en Openingstijden

Om de feestdagen in het belplan te verwerken dien je gebruik te maken van de module openingstijden. Ons advies is om twee tijdsgroepen openingstijden te gebruiken: één tijdsgroep voor de feestdagen en de andere tijdsgroep voor het bepalen van de openingstijden. We adviseren de tijdsgroepen openingstijden altijd als eerste in het belplan te configureren en ga dan verder.

Externe schakelingen

Het schakelen naar een externe locatie heeft een opzettijd. Naar mobiel is deze ongeveer 5 seconden en naar een vast nummer ongeveer 2 seconden. Houd hier rekening mee in het Belplan.

Gebruik van meldingen

Wil je dat een gebruiker langer wacht maak dan gebruik van melding.

VoIP-accounts en trunks

Als een VoIP trunk niet bereikbaar is, of een VoIP-account niet bereikbaar is of op DnD (Do Not Disturb) staat, schakelt hij automatisch door naar de volgende stap. Wanneer het account in een Belgroep zit dan gaan de overige toestellen gewoon over.