Ik wil een Voicemail instellen

Hiervoor is de module Meldingen/voicemail nodig.

Als je een voicemail wilt instellen, kun je dat doen met een standaardmelding of met een persoonlijke boodschap. Een eigen boodschap moet je toevoegen onder de knop ‘meldingen’. Je moet wel eerst een geluidsbestand aanmaken. Je kunt ook kiezen voor een standaard voicemailmelding. Deze melding is gratis. Klik op ‘voicemail’ in het tabblad ‘beheer’ Klik op ‘toevoegen’ Typ achter Voicemailbox een 3-cijferig nummer (bijvoorbeeld 401) Voeg je e-mailadres toe. Als er een voicemail wordt ingesproken, wordt dit geluidsbestand automatisch naar je e-mail verstuurd. Kies de melding die de beller moet horen als de telefoon niet wordt opgenomen (als je zelf een melding hebt ingesproken en opgeslagen, dan kun je die hier kiezen). Klik op opslaan. Vergeet niet de voicemail in het belplan op te nemen.

Wanneer je niet bereikbaar bent kunnen bellers een voicemailbericht achterlaten. Dit ingesproken bericht sturen we als geluidsbestand naar je e-mailadres, of meerdere adressen tegelijk. De maximale tijdsduur van een ingesproken bericht is 2 minuten en 15 seconden. Je voicemail speel je eenvoudig af op je computer, tablet of smartphone door in de bijlage van de e-mail op het geluidsbestand te klikken. Deze module is kosteloos.

• Log in op bellen.call4less.nl
• Klik in de menubalk op ‘Beheer’.
• Selecteer ‘Voicemail’.
• Klik op Toevoegen.
• Naam: Geef je voicemail een naam waaraan je de voicemail kunt herkennen. Bijvoorbeeld ‘Buiten openingstijden’.
• Beschrijving: Vul eventueel een beschrijving in voor de voicemail.
• E-mailadressen: Vul hier één of meerdere e-mailadressen in waar de ingesproken voicemail naar gestuurd moet worden. Je krijgt de voicemail als bijlage in een e-mailtje als ‘.wav-bestand’. Meerdere e-mailadressen moeten worden gescheiden door een komma.
• Welkomstbericht type: Hier kun je kiezen welk bericht bellers horen voordat ze de voicemail kunnen inspreken. Selecteer Geen om alleen een piep af te laten spelen. Selecteer Standaard om één van de standaardmeldingen af te laten spelen, deze zijn in meerdere talen beschikbaar en te kiezen bij Bericht-instellingen. Kies Aangepast om een eigen geluidsbestand te uploaden of om meteen een bericht in te spreken. Kies bij aangepast bericht je al bestaande geluidsbestand of kies voor ‘Voeg geluidsbestand toe…‘ om direct eentje op te nemen. Dit kan bijvoorbeeld met een computer, tablet of smartphone met een geïntegreerde of aangesloten microfoon. Aan het einde van deze pagina staan een aantal voorbeeldmeldingen. Je kunt er ook voor kiezen om ons een melding te laten inspreken. Let op: Het geluidsbestand mag niet groter zijn dan 7MB. De volgende bestandsformaten kun je uploaden in bellen.call4less.nl: MP3, WAV, MP4, M4A, FLAC en WMA. Na het uploaden wordt het bestand geconverteerd wat de geluidskwaliteit kan verminderen.
• Verstuur e-mail bij geen bericht. Door dit aan te vinken krijg je een e-mail als iemand de voicemail bereikt, maar geen bericht inspreekt.
• Klik op Opslaan.
• Ga naar Belplan en voeg de aangemaakte voicemail als laatste stap toe.

Superhandig

Het handige van een voicemail die wordt doorgestuurd naar je e-mail is dat je het ingesproken bestand gewoon kunt opslaan op je pc bij een klantdossier, of kunt doorsturen naar een collega.

Standaardmeldingen

Kies je voor een standaardmelding dan kan je bij ‘Welkomstbericht type’ kiezen voor Standaard, kies daarna bij “Bericht-instellingen” de taal. Je kan kiezen uit een mannen of een vrouwenstem in meerdere talen. Deze melding is in het Nederlands als volgt:

• “Op dit moment zijn al onze medewerkers telefonisch niet bereikbaar. Laat een bericht achter na de toon en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op”.

Voorbeeldmeldingen

Voicemail tijdens openingstijden/bij drukte

• Welkom bij [bedrijfsnaam], op dit moment kunnen wij de telefoon niet beantwoorden. Laat een bericht achter, dan bellen we zo snel mogelijk terug.
• Welkom bij [bedrijfsnaam], het is op dit moment erg druk. Laat een bericht achter of probeer het later nogmaals.

Voicemail buiten openingstijden

• Welkom bij [bedrijfsnaam], op dit moment zijn wij gesloten. Wij zijn geopend op werkdagen van 9 tot 5 uur. Laat een bericht achter en we bellen je de eerstvolgende werkdag terug.

Algemene voicemail

• Dit is de voicemail van [bedrijfsnaam], laat een bericht achter na de piep.